E-Rechnungspflicht: Was auf Unternehmen wirklich zukommt

Ein Überblick über die gesetzliche Grundlage, was sie für Ihre ausgehenden Rechnungen bedeutet – und wann welche Frist endet.

Seit dem 1. Januar 2025 hat sich in Deutschland leise, aber grundlegend etwas verändert: Rechnungen zwischen Unternehmen werden schrittweise zur Pflicht in elektronischer, maschinenlesbarer Form. Wer selbst Rechnungen ausstellt, sollte jetzt wissen, wo es gerade steht und was als Nächstes kommt.

Um welches Gesetz geht es?

Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das die verpflichtende elektronische Rechnung im B2B-Bereich in § 14 des Umsatzsteuergesetzes (UStG) verankert hat. Die konkreten Übergangsfristen sind in § 27 Abs. 38 UStG geregelt. Ziel ist es, den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen zu digitalisieren und perspektivisch ein nahezu Echtzeit-Meldesystem für die Umsatzsteuer zu ermöglichen (Stichwort ViDA – VAT in the Digital Age, auf EU-Ebene).

Was bedeutet das für Ihr Unternehmen?

Eine "E-Rechnung" im gesetzlichen Sinn ist kein PDF. Sie muss ein strukturiertes, maschinenlesbares Format nach der europäischen Norm EN 16931 haben. In der Praxis haben sich zwei Formate durchgesetzt:

Eine reine PDF- oder Papierrechnung erfüllt diese Anforderung nicht – sie gilt rechtlich als "sonstige Rechnung" und ist nur noch übergangsweise erlaubt: auf Papier ohne Weiteres, als PDF oder in einem anderen elektronischen Format nur mit Zustimmung des Empfängers.

Zeitlicher Ablauf: Was schon gilt und was noch kommt

Was sollten Sie jetzt konkret tun?

• Empfang sicherstellen: Prüfen, ob eingehende E-Rechnungen (XML/ZUGFeRD) technisch verarbeitet werden können – ein E-Mail-Postfach reicht als Minimalanforderung.
• Software prüfen: Klären, ob die eigene Rechnungs- oder Buchhaltungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (Profil EN 16931) erzeugen kann.
• Umsatzschwelle im Blick behalten: Wer 2026 mehr als 800.000 € Umsatz hat, muss bereits ab 2027 E-Rechnungen versenden.
• Archivierung beachten: E-Rechnungen müssen im ursprünglichen, strukturierten Format aufbewahrt werden. Seit dem 4. Bürokratieentlastungsgesetz (in Kraft seit 1.1.2025) beträgt die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen acht Jahre statt zuvor zehn Jahre (§ 14b UStG, § 147 AO) – die Frist beginnt jeweils mit Ablauf des Kalenderjahres der Rechnungsstellung.
• Geschäftspartner ansprechen: Manche Kunden – insbesondere größere Unternehmen und Behörden – verlangen schon jetzt strukturierte E-Rechnungen, unabhängig von der eigenen Übergangsfrist.